Organizzazione snella oltre la produzione

Organizzazione snella oltre la produzione

Il concetto di produzione snella, negli ultimi anni, si è diffuso a macchia d’olio anche all’interno di organizzazioni che non sono tipicamente manifatturiere come, ad esempio, ospedali, finanziarie, organizzazioni governative o banche.
È importante, dunque, iniziare a parlare di organizzazioni snelle distaccandoci un po’ dal concetto di lean production, tipico delle aziende produttive dando loro la dignità che meritano dato che avviare la filosofia “lean” in organizzazioni di stampo non prettamente produttivo è ancora più difficile o, se vogliamo, sfidante.

In un ambiente produttivo, infatti, c’è un prodotto tangibile che passa attraverso diverse fasi produttive. L’utilizzo degli strumenti appositi per ridurre i tempi e i costi durante il processo di trasformazione delle materie prime in semilavorati e prodotti finiti è facilmente intuibile e realizzabile. Se, però, ci spostiamo all’interno degli uffici di questa stessa azienda o prendiamo in considerazione un’organizzazione che fornisce servizi, per la loro stessa natura intangibili, ecco che le cose possono complicarsi notevolmente perché, se è vero che gli strumenti da applicare rimangono gli stessi, è meno intuitivo capire come utilizzarli.

Invece che sui prodotti, occorrerà concentrarsi, ad esempio, sui flussi informativi, sull’utilizzo dei software, sulle procedure.
I mezzi per raggiungere il nostro scopo (diminuzione di tempi e costi), però, resteranno gli stessi: l’utilizzo di attività standardizzate, piccoli magazzini di reparto (negli uffici) dai quali attingere il materiale necessario senza lunghi spostamenti, sistemi di controllo visuale e così via.

Nell’avviare un progetto snello all’interno di un ufficio, stiamo attenti a non cadere nella tentazione di considerare un ambiente non tipicamente produttivo come il posto ideale dove velocizzare il nostro lavoro di snellimento dei flussi. Il pensiero snello non è una metodologia che si impara dall’oggi al domani e se siete convinti che sia semplice e che possa essere avviata senza grandi sforzi, state solo prendendo in giro voi stessi.
Il successo in questo campo richiede non solo un cambiamento profondo del modo di lavorare che si è radicato nell’organizzazione nel corso degli anni ma anche un’integrazione premeditata e pianificata dei concetti lean con le strategie aziendali.
Evitiamo, dunque, di lasciarci trasportare dall’entusiasmo di implementare la metodologia più alla moda del momento e concentriamoci con molta umiltà sugli sforzi necessari perché il progetto abbia successo. Partire e avere qualche risultato in tempi rapidi, infatti, è semplice e alla portata di tutti ma rendere i cambiamenti definitivi, diffusi e interiorizzati da chi lavora all’interno di un’organizzazione è faccenda ben più seria.

“The Machine That Changed The World”, il libro che è diventato il vero e proprio testo di riferimento per chi si accosta per la prima volta alla produzione snella, spiega in poche parole in cosa consiste la lean manufacturing rispetto ad una produzione di stampo tradizionale: “…utilizzare meno di tutto, metà dello sforzo richiesto alle persone, metà spazi, metà investimenti da dedicare alle attrezzature, metà ore di progettazione per realizzare un prodotto, metà del tempo di realizzazione…”.
Lette queste parole non desta meraviglia il fatto che anche organizzazioni di stampo non produttivo vogliano partecipare a questa corsa al risparmio e al contenimento delle attività prive di valore aggiunto.

Del resto i principi della produzione snella sono tranquillamente applicabili a tutte le organizzazioni se partiamo dall’idea che ognuna di esse unisce un sistema basato sulla tecnica (la tecnologia e i processi lavorativi) ad un sistema sociale (le persone, la struttura organizzativa, la cultura).
Tecniche e sistema sociale sono legati indissolubilmente uno all’altro e profondamente interdipendenti dato che non si può fare nulla all’interno di un’organizzazione trascurando una di queste due entità.

Il sistema tecnico richiede che le persone operino all’interno di processi ben definiti. Quando si introducono i concetti lean occorre considerare l’interazione tra le nuove metodologie e il sistema sociale esistente e sincerarsi che il secondo sia in grado di comprendere e supportare le prime.

In un’organizzazione non produttiva occorrerà fare ancora più attenzione ad introdurre la metodologia lean thinking perché se i diversi dipartimenti custodiscono gelosamente la propria autonomia e libertà di movimento il progetto ha buone possibilità di incontrare parecchi ostacoli alla sua implementazione. [QualitiAmo]

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