Il lean management nella PA

Il lean management nella PA

Stato dell’arte e leve d’azione per i progetti di e-Governance: un’intervista a Domenico Ferrari, direttore del CRATOS

L’e-Government, inteso come il macro-processo di informatizzazione della Pubblica Amministrazione, non sfugge, come tutte le opportunità rese possibili dall’impiego dell’ICT, a un principio di base, piuttosto ovvio: un tema (sociale, economico, tecnologico, complesso/misto) non può essere affrontato con successo se non se ne considerano insieme gli aspetti organizzativi (soft) e quelli tecnologici (hard).

Dall’esperienza pratica dell’applicazione delle tecnologie dell’informazione alle attività umane, emerge un’osservazione, forse non particolarmente originale ma spesso disattesa negli interventi attuati: da un lato vi sono progetti in cui ci si limita a mettere online i processi esistenti, magari facendosi condizionare dalle caratteristiche del package software più trendy (approccio tecnologico); dall’altro si sviluppano analisi strategiche e organizzative che non tengono conto delle opportunità e dei vincoli degli strumenti tecnologici di supporto (approccio organizzativo). In ogni caso si rilevano effetti che vanno dal completo fallimento del progetto ad una positiva trasformazione in efficiente di ciò che era inefficiente. Comunque sia, spesso si giunge a risultati inferiori alle aspettative e con ritorni degli investimenti sempre più dubbi.

Per chiarire quali sono gli effettivi contributi che, nel contesto dell’e-Goverment, possono portare le tecnologie innovative – e tutto ciò che vi è di afferente o consequenziale – CBR Italy ha intervistato il professor Domenico Ferrari, direttore del Centro di Ricerca sulle Applicazioni della Telematica alle Organizzazioni e alla Società (CRATOS) istituito presso la Facoltà di Economia dell’Università Cattolica del Sacro Cuore, sede di Piacenza, nonché Professor Emeritus of Computer Science alla University of California di Berkeley.

Risorse e processi
La gestione ottimale delle risorse della Pubblica Amministrazione centrale si fonda anche sull’impiego delle tecnologie ICT, che permettono di ridurre i costi fissi di gestione. Il programma sull’e-Government, già implementato dal precedente Ministero dell’Innovazione Tecnologica, in che misura aiuta tutto ciò?

“A dire il vero, il programma sull’e-Government – lanciato da Lucio Stanca quando era Ministro dell’Innovazione – riguardava soltanto le amministrazioni periferiche, cioè le Regioni, le Province, le Comunità montane e i Comuni. Inoltre, i progetti che costituivano l’oggetto del primo bando dovevano occuparsi del cosiddetto front office (cioè la parte di un sistema di e-Government che ha a che fare direttamente coi cittadini e le imprese), mentre le fase successiva avrebbe dovuto occuparsi del back office. Forse, era previsto anche un programma riguardante l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione centrale, che però era più avanti di quelle periferiche sulla strada dell’informatizzazione. I 134 “cantieri informatici” che si aprirono, co-finanziati dal Governo, alla conclusione del processo di valutazione (che aveva riguardato poco meno di 400 proposte firmate da gruppi anche eterogenei e talvolta molto numerosi di enti pubblici periferici), hanno in gran parte terminato il loro lavoro, e i risultati dovrebbero emergere presto nella consapevolezza di molti dei cittadini e delle imprese (già alcuni di essi sono entrati in funzione e sono disponibili).

Non conosco i piani del Ministro Brunetta in materia, ma è probabile che, se e quando le necessarie risorse saranno disponibili, essi prevedano l’esecuzione della fase 2, cioè della progettazione e realizzazione di soluzioni software per il back office. In questa fase potrebbero rientrare anche lo studio e il progetto di software per la gestione ottimale delle risorse sia delle amministrazioni periferiche che di quella centrale. Il completamento dell’informatizzazione della PA che ne conseguirebbe porterebbe certamente a cospicue riduzioni dei costi della stessa PA, e soprattutto di quelli fissi.”

Il deployment del progetto e-Government è in uno stadio piuttosto avanzato, ma in Italia (secondo alcuni analisti) sussistono ancora molti gap manageriali a livello di core public administration nell’implementazione dell’iniziativa. Perché sono emerse queste interpretazioni critiche e in che misura si possono colmare i relativi elementi lacunosi con osservazioni costruttive per rendere efficiente i sistemi di management pubblico mediante l’ICT?

“Sotto il profilo tecnico e pratico, sono d’accordo con quegli analisti che hanno recentemente evidenziato come l’e-Government in Italia debba fare ancora molti progressi. È vero, ma è in generale la situazione italiana della Pubblica Amministrazione nel suo complesso a dover essere migliorata in modo serio e continuo. Sicuramente si stanno facendo dei passi in questa direzione; complessivamente, anche la situazione dell’e-Government di prima fase progredisce in modo lento ma comunque costante.

Insomma, come in tutti i programmi ministeriali, la linea viene tracciata dalla PA centrale, poi però è necessario un certo lasso di tempo prima che un progetto diventi operativo nel Paese, e la realizzazione di un progetto come quello di e-Government richiede sempre tempi tutt’altro che brevi. Si noti che l’e-Government da solo non basta certo a saldare il debito storico della PA coi cittadini utenti finali dei servizi: per esempio, come Capo Delegazione piacentino del Fondo per l’Ambiente Italiano, vedrei molto positivamente un’estensione dell’e-Government in senso ambientale. Potremmo chiamarlo environmental e-Government, o ee-Government, e consisterebbe nell’applicazione della telematica alle problematiche ambientali della PA. Si ricorrerebbe all’ICT anche per la gestione delle relazioni B2G (Business-to-Government) e G2B nel campo ambientale.

Insomma, bisogna fare ancora molti passi avanti, ma sono sostanzialmente ottimista sul fatto che tali iniziative possano prendere la piega giusta perché dall’innovazione tecnologica dell’e-Government non possono che nascere situazioni migliorative per la Pubblica Amministrazione sia centrale che locale. A condizione ovviamente che i politici attualmente al governo proseguano con rigore nella direzione di un aumento dell’efficienza della PA, cosa – questa – non certo scontata, ma comunque possibile.”

Come funziona operativamente e tecnicamente l’e-Government e in che misura il deployment arriva a coprire anche le Pubbliche Amministrazioni decentrate?

“Come già accennato, la linea d’azione dell’attuale governo è quella del federalismo amministrativo e fiscale, fermo restando che il primo dei due è stato già introdotto da governi di altro colore politico. Ecco: a mio avviso, un fattore che costituisce un trait d’union importante fra governo elettronico della pubblica amministrazione e decentramento amministrativo è quello dell’Open Source. In effetti, ormai il 60% circa dei software in uso presso le PA sono di questo tipo, ed essendo questo tipo di tecnologia qualcosa di distribuito, embedded, e che nasce in modo liberamente sparso sul territorio, secondo me tale fenomeno può aiutare la diffusione dell’e-Government anche nelle amministrazioni periferiche, come ad esempio nel caso dei Comuni e – perché no – anche delle Province, nell’ottica di uno streamlining gestionale fra enti centrali e, appunto, periferici pubblici. Insomma, dal mio punto di vista, le prospettive di realizzazione sono buone se si tiene conto del fatto che il contesto operativo della cosiddetta ‘cittadinanza digitale’ sta diventando sempre più organico e coeso, oltre che effettivo”.

Entità e relazioni
Qual è la logica efficientistica sottostante i processi di dematerializzazione nella PA propri del programma sull’e-Government?

“La dematerializzazione documentale nella Pubblica Amministrazione si fonda su principi di eProcurement (fornitura elettronica), nel senso che – con un approccio top-down – come a monte della supply chain si sta andando incontro a una gestione elettronica delle procedure di acquisto, così a metà della stessa catena del valore le informazioni interne vengono dematerializzate nel senso che viaggiano sempre meno spesso su supporti documentali cartacei. Questo contribuisce a valorizzare il cosiddetto lean management della pubblica amministrazione, nel senso che i procedimenti di realizzazione interna delle policy pubbliche dovrebbero essere sveltiti e accelerati.

Questo grazie a una gestione snella della macchina amministrativa pubblica che abbia come obiettivo l’attuazione di logiche operative rapide ed efficienti del public process management. In pratica si viene così a individuare una best practice in cui gli elementi centrali del processo sono la coesione amministrativa e l’uso dell’ICT come framework operativo efficiente ed efficace in un’ottica di compattezza e unificazione delle procedure.”

Come si ottimizzano i percorsi di lean management necessari per ottenere dei risparmi di spesa nella PA mediante razionalizzazione dei suoi servizi attraverso il canale del governo pubblico digitale?

“Quello dei risparmi sui costi della Pubblica Amministrazione è un tema cardine del dibattito politico contemporaneo, anche se al riguardo a volte non mancano speculazioni socio-politiche. In ogni caso, a mio avviso, l’espressione lean management nella PA rappresenta una linea di tendenza generale a cui ispirarsi nella logica di una gestione ottimale delle risorse finanziarie a disposizione degli enti pubblici. Gli strumenti tecnologici sono ormai diffusi capillarmente e favoriscono l’efficienza, l’efficacia e l’economicità informativa nella PA.

Quindi la filosofia di maggior successo consiste proprio nell’impiego dell’ICT come fattore critico della macchina organizzativa pubblica, che necessita di strumenti all’avanguardia per ridurre la distanza tra la PA e i cittadini e le imprese oltreché il digital divide che caratterizza le fasce meno informatizzate della società. Un progetto ad esempio molto d’avanguardia in tal senso è quello sulla cittadinanza digitale denominato E-Citizen, promosso dalla Regione Lazio in collaborazione con l’Associazione Italiana per l’Informatica e il Calcolo Automatico (AICA), la più antica e autorevole associazione di professionisti dell’informatica in Italia. Secondo il mio punto di vista, l’alfabetizzazione digitale rappresenta una frontiera aperta molto importante per l’e-Government stesso”.

Quello che Lei ha definito come environmental e-Government potrebbe essere considerato alla stregua di una service web oriented architecture (architettura web orientata al servizio, SWOA parafrasando la ben più nota SOA) della Pubblica Amministrazione digitale?

“Questa definizione mi sembra innovativa e sostanzialmente corretta, nel senso che la dinamica generale è quella del Web 2.0 collaborativo anche nella Pubblica Amministrazione; si può sicuramente dire che i processi di digitalizzazione della cosa pubblica sono avanzati e determinati da un crescente orientamento ai servizi. Nella gestione ottimale della catena del valore nella PA, bisogna ancora compiere dei passi avanti sotto il profilo delle politiche ambientali e di gestione territoriale, ma ritengo che la strada che stiamo percorrendo porti al progresso nelle applicazioni delle tecnologie digitali alla Pubblica Amministrazione.

A livello pratico, questa prospettiva si alimenta da sola, poiché il personale pubblico è avviato verso l’adozione di un’etica professionale fondata sul concetto di public service. In effetti, il decision making nella PA è di tipo crescentemente innovativo proprio in virtù della messa on-line degli stessi enti e istituti pubblici territoriali. Autorevoli istituzioni e centri studi affermati, come ad esempio la Fondazione Politecnico di Milano, stanno svolgendo analisi su temi caldi come Open Source e Pubblica Amministrazione, considerando anche di riflesso gli aspetti legati all’e-Government.

Insomma, in Italia le linee guida che stiamo seguendo sono corrette nei loro aspetti tecnici, sociali, politici ed economici; l’innovazione tecnologica è un fattore comune di crescita in qualsiasi settore in cui venga impiegata, e nella PA si sta cercando d’introdurla in maniera progressivamente costruttiva e responsabile”.

Confronti

In conclusione, si può constatare che il problema della gestione dei progetti di informatizzazione nella PA, sia essa centrale o locale, non è tanto l’aver teorizzato uno o l’altro approccio, o l’aver voluto separare ciò che è sempre meno disintegrabile (strategia, organizzazione e tecnologia), quanto da alcune carenze di base. La prima è la mancanza di una vision condivisa – sia organizzativa che tecnologica – in termini di scenari e principi guida da applicare in modo flessibile nelle differenti situazioni; la seconda è la scarsità di attori (consulenti, technology vendor, manager, etc…) che, per storia e competenze, a questa vision integrata sapessero dare seguito in termini di definizione e di realizzazione.

Per questo è necessario, in primo luogo, identificare un modello ideale verso cui tendere, innanzitutto, dal punto di vista organizzativo, partendo dalle esigenze del cittadino/cliente, e successivamente, in modo integrato sin dall’inizio, individuare ed applicare gli standard tecnologici abilitanti questo modello. [Computer Business Review] (dicembre 2008)

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